BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A)
BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA)

 

1. Serveste ca:

- document de eliberare din magazie a materialelor;

- document justificativ de scadere din gestiune;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de catre compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de catre alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum.

In situatia in care materialul solicitat lipseste din depozit, se procedeaza in felul urmator:

- in cazul bonului de consum se completeaza rubrica cu denumirea materialului inlocuitor, dupa ce, in prealabil, pe verso-ul formularului se obtin semnaturile persoanelor autorizate sa aprobe folosirea altor materiale decat cele prevazute in consumurile normate;

- in cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului inlocuit si se semneaza de aprobare a inlocuirii, in dreptul randului respectiv. Dupa inscrierea denumirii materialului inlocuitor se intocmeste un bon de consum separat pentru materialul inlocuitor sau se inscrie pe un rand liber in cadrul aceluiasi bon de consum.

In bonul de consum, coloanele “Unitatea de masura” si “Cantitatea necesara” de pe randul 2 se completeaza in cazul cand se solicita si se elibereaza din magazie materiale cu doua unitati de masura.

Daca operatiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea “predat in timpul inventarierii”.

3. Circula:

- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

- la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul materialelor inlocuitoare;

- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea formularului;

- produsul/lucrarea (comanda); norma; bucati lansate;

- numarul documentului; data eliberarii (ziua, luna, anul); numarul comenzii;

- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesara; U/M; cantitatea eliberata;

- pretul unitar; valoarea, dupa caz;

- data si semnatura gestionarului si a primitorului.

 

FISA LIMITA DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA)

 

1. Serveste ca:

- document de stabilire a cantitatii limita dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executarii unui produs (comanda) sau unei lucrari;

- document de eliberare succesiva a aceluiasi fel de material pentru acelasi produs (comanda sau lucrare);

- document justificativ de scadere din gestiune;

- document de stabilire a economiilor sau depasirilor de materiale;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, la inceputul lunii sau lansarii produsului (comenzii) sau lucrarii, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de productie si a consumurilor normate.

In cazul fisei limita de consum, daca in cursul lunii se produc modificari in programul de productie, compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare modifica, in mod corespunzator, cantitatea limita de material (col. “i”), inscriind in col. “d” cantitatea care se suplimenteaza sau se scade.

Daca nu se mai foloseste materialul initial, se recalculeaza cantitatea limita corespunzatoare productiei executate pana in acel moment, emitandu-se o noua fisa.

In cazul cand in cursul lunii se fac inlocuiri intamplatoare cu alte materiale pentru care se intocmesc bonuri de consum distincte, se corecteaza cantitatea limita (col. “i”), inscriindu-se in coloanele respective (col. “g” si “h”) numarul bonului de consum si cantitatea eliberata.

Eliberarile de materiale se inregistreaza in fisele de magazie la terminarea executarii produsului, lucrarii sau la inchiderea comenzii (daca acestea se termina in cursul lunii) sau la sfarsitul lunii.

Valoarea economiilor sau a depasirilor de materiale se completeaza la unitatile unde nu exista productie neterminata.

In cazul in care, in cursul lunii se fac inlocuiri intamplatoare cu alte materiale decat cele stabilite la intocmirea documentului, coloanele rezervate materialului inlocuit se bareaza. De asemenea, in rubrica “Diminuare” se inscrie cantitatea cu care se corecteaza cantitatea limita initiala, iar pentru materialul inlocuitor se utilizeaza un alt grup de coloane libere.

3. Circula:

- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);

- la persoanele autorizate sa aprobe inlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantitatilor de materiale cu ocazia modificarii programului de productie (ambele exemplare);

- la magazia de materiale, pentru inscrierea cantitatilor eliberate, semnandu-se de catre delegatul care primeste materialele (exemplarul 1);

- la sectie, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale si situatie a eliberarilor in cadrul cantitatii limita, semnandu-se de gestionarul magaziei predatoare (exemplarul 2);

- la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare). Primul exemplar se utilizeaza ca document de scadere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru inregistrarea in contabilitate a costurilor.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea, numarul si data (luna, anul) intocmirii formularului;

- denumirea unitatii;

- predatorul;

- primitorul;

- numarul comenzii/codul produsului;

- contul debitor si contul creditor, dupa caz;

- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberata;

- semnatura de predare – primire;

si respectiv, dupa caz:

- pretul unitar; valoarea;

- productia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul;

- cantitate necesara, cantitate inlocuita;

- seful de compartiment;

- recalculat in baza productiei realizate;

- data eliberarii, cantitatea ceruta, cantitati eliberate (partial, cumulat);

- cantitatea conform productiei realizate; cantitate consumata;

- economii (-) depasiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depasirilor.

 

LISTA ZILNICA DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA)

 

1. Serveste:

- la stabilirea meniurilor zilnice;

- la calculul alocatiei de hrana si urmarirea incadrarii in nivelul acesteia;

- ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregatirii hranei;

- ca document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre cantinele de pe langa institutiile publice (invatamant, sanatate, asistenta sociala etc., organizatii fara scop patrimonial finantate din alocatii bugetare etc.). Documentul se completeaza de catre persoana desemnata de ordonatorul de credite sau conducatorul unitatii respective, pe baza centralizatorului intocmit pe meniuri.

Pe fata formularului se inscriu meniurile care urmeaza a fi servite la mesele de dimineata, la ora 10, la pranz, la ora 16 si seara, precum si numarul de portii necesare. Totodata, se stabileste situatia meselor servite fata de efectivul care a servit masa, precum si suma alocata in ziua respectiva, in functie de efectivul la hrana si alocatie cuvenita, determinandu-se in acelasi timp si economia sau depasirea alocatiei in ziua respectiva si cumulat de la inceputul anului. Verso-ul formularului este destinat pentru inscrierea datelor privind cantitatea si felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, pretul unitar si valoarea acestora.

3. Circula:

- la compartimentul financiar-contabil, pentru calculatie si viza si pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1);

- la persoana autorizata sa aprobe eliberarea alimentelor din magazie;

- la magazia de alimente, pentru eliberarea cantitatilor de alimente prevazute si semnare de predare de catre gestionar, de primire de catre bucatar, precum si de catre persoana desemnata sa asiste si sa confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare);

- la blocul alimentar, cantina etc., dupa caz, pentru urmarirea meniurilor preparate si a meselor servite (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la cantina etc., dupa caz (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- denumirea unitatii;

- efectivul la masa; alocatia; drepturile; recapitulatia cheltuielilor pentru hrana; portiile preparate, distribuite, ramase;

- consumul efectiv – lei;

- semnaturi: sef compartiment, aprobat, vizat compartimentul financiar-contabil;

- regimul; efectiv; dimineata; ora10; pranz; ora 16; seara, dupa caz;

- alimente; numarul documentului; data eliberarii (ziua, luna, anul); predatorul; primitorul;

- denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitata, cantitatea eliberata, pretul unitar, valoarea;

- semnaturi: intocmit, gestionar, bucatar, confirmat, calculat.

 

DISPOZITIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A)

 

1. Serveste ca:

- document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vanzarii, dupa caz;

- document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;

- document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz;

- ca document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere.

3. Circula:

- la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau a altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare);

- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea bunurilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

- la magazie (exemplarul 1);

- la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, dupa caz.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- denumirea furnizorului;

- numarul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusa; cantitatea livrata; pretul unitar in cazul in care bunurile sunt destinate vanzarii;

- semnaturi: intocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.

 

AVIZ DE INSOTIRE A MARFII (cod 14-3-6A)

 

Este formular cu regim special intern de tiparire si numerotare.

1. Serveste ca:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;

- document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz;

- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati;

- document de primire in gestiune, dupa caz;

- document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

2. Se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale unitatii.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.) avizul de insotire a marfii va purta mentiunea “Fara factura”, dupa caz.

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea “Pentru prelucrare la terti”.

In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

3. Circula, dupa caz:

- la furnizor:

-> la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;

-> la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii;

-> la compartimentul financiar-contabil;

- la cumparator:

-> la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor;

-> la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia;

-> la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica.

4. Se arhiveaza, dupa caz:

- la furnizor:

-> la compartimentul desfacere;

-> la compartimentul financiar-contabil;

- la cumparator:

-> la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al avizului de insotire a marfii este urmatorul:

- seria si numarul intern de identificare a formularului;

- data emiterii formularului;

- datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);

- datele de identificare ale cumparatorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);

- denumirea si cantitatea bunurilor livrate;

- pretul si valoarea, dupa caz;

- date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numar), numarul mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului;

- semnatura expeditorului.

- data primirii in gestiune si semnatura gestionarului primitor.

 

    FISA DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)
FISA DE MAGAZIE (cu doua unitati de masura – Cod 14-3-8/a)

 

1. Serveste ca:

- document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau cu doua unitati de masura, dupa caz;

- document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre:

- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana “Data si semnatura de control” semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii;

- gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul cum se fac inregistrarile in fisele de magazie, dupa caz.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata si obligatoriu zilnic.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului; numarul paginii;

- denumirea unitatii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;

- U/M; pretul unitar, dupa caz;

- data (ziua, luna, anul), numarul si felul documentului; intrari; iesiri; stoc;

- data si semnatura de control.

 

    FISA DE EVIDENTA A MATERIALELOR DE NATURA
OBIECTELOR DE INVENTAR IN FOLOSINTA (Cod 14-3-9)

 

1. Serveste ca document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din uz.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura darii in folosinta a bunurilor, pe fiecare persoana, de catre gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de catre persoana desemnata sa tina evidenta acestora.

Formularul se completeaza in mod diferit, in functie de organizarea depozitarii acestora, si anume:

- cand eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberarilor se completeaza pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;

- cand eliberarea se face din magazia de exploatare, atat eliberarea, cat si restituirea obiectelor date in folosinta personalului se fac pe baza de semnatura direct in fisa;

- in cazul obiectelor eliberate pe baza de nomenclatoare stabilite pe functii, care nu se intocmesc decat dupa restituirea obiectelor uzate, inregistrarile in fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta se pot face, pentru simplificare, o singura data, la eliberarea initiala si la restituirea definitiva a obiectelor respective.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- denumirea unitatii, sectia (locul de folosinta);

- numele si prenumele, marca, functia;

- denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de folosire; pretul unitar; U/M;

- primiri: data, felul si numarul documentului, cantitatea, semnatura;

- restituiri: data, felul si numarul documentului, cantitatea, semnatura.

 

REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11 si Cod 14-3-11/a)

 

1. Serveste ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.

2. Se intocmeste de catre compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturile de inregistrare.

3. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- denumirea unitatii;

- numarul curent;

- materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; pretul unitar; luna; cantitatea; valoarea;

- semnaturi: intocmit, verificat.

 

    LISTA DE INVENTARIERE
(Cod 14-3-12) si (Cod 14-3-12/b)

 

1. Serveste ca:

- document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile unitatii;

- document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate;

- document pentru intocmirea registrului-inventar;

- document pentru determinarea ajustarilor pentru depreciere/pierdere de valoare;

- document centralizator al operatiunilor de inventariere.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de catre comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitatii si separat pentru cele apartinand altor unitati, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

Persoanele juridice pot intocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu conditia ca listele sa cuprinda elementele principale din formularul-model.

In cazul bunurilor primite in custodie si/sau consignatie, pentru prelucrare etc., se intocmeste in doua exemplare, iar copia se inainteaza unitatii in a carei evidenta se afla bunurile respective.

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.

In listele de inventariere a bunurilor aflate in ambalaje originale intacte, a lichidelor a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau a materialelor de masa, in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atasa notele de calcul privind inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii se inscriu separat in listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de masura, unii indici calitativi (tarie alcoolica, grad de umiditate la cereale etc.).

Listele de inventariere intocmite pentru bunurile apartinand altor unitati trebuie sa contina, pe langa elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numarul si data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fara miscare, de calitate necorespunzatoare, depreciate, fara desfacere asigurata, se intocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaza procesele-verbale in care se arata cauzele nefolosirii, caracterul si gradul deteriorarii sau deprecierii, daca este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum si persoanele vinovate, dupa caz.

Constatarile facute se solutioneaza de catre conducerea unitatii, in conformitate cu dispozitiile legale.

3. Circula:

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

- la gestionar, prin semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum si pentru verificarea calculelor efectuate;

- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii sau deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de catre comisia de inventariere;

- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;

- la unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare etc., in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

a) denumirea formularului;

b) data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

c) denumirea unitatii;

d) gestiunea; locul de depozitare;

e) numarul curent;

f) denumirea bunurilor inventariate;

g) codul sau numarul de inventar;

h) unitatea de masura;

i) cantitati: stocuri scriptice;

j) pret unitar;

k) cantitati: stocuri faptice;

l) cantitati: diferente in plus, diferente in minus;

m) valoarea contabila: valoarea, diferente in plus, diferente in minus;

n) valoarea de inventar;

o) deprecierea: valoarea, motivul;

p) comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;

q) gestionar: numele si prenumele, semnatura;

r) contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

6. Modalitatea de completare a informatiilor de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se realizeaza potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ si de pasiv pentru care opteaza entitatea, astfel:

Varianta I

Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completeaza cu informatiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entitatii si pe care le semneaza.

Comisia de inventariere stabileste stocurile faptice prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz, date pe care le inscrie in listele de inventariere (lit. k) pe care le semneaza impreuna cu gestionarul.

Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate in vederea determinarii diferentelor cantitative si/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. In urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completeaza listele de inventariere cu informatiile de la lit. l)-o).

Serviciul contabilitate intocmeste o noua lista de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat diferente cantitative, pe care o semneaza si o transmite comisiei de inventariere. Aceasta lista se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, dupa care este retransmisa la serviciul contabilitate.

Varianta II

Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completeaza cu informatiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entitatii si pe care le semneaza.

Comisia de inventariere stabileste stocurile faptice prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz; determina diferentele cantitative si/sau valorice si completeaza formularul cu informatiile de la lit. k)-o) din datele rezultate in urma inventarierii.

Listele de inventariere astfel completate se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar.

Varianta III

Comisia de inventariere stabileste stocurile faptice prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz.

Comisia de inventariere completeaza informatiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele privind bunurile inventariate, imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate, in ordinea in care ele au fost grupate, tinandu-se seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureaza in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate.

Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatilor tuturor evaluarilor, calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare. Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Listele de inventariere astfel completate se semneaza de catre comisia de inventariere, gestionar si contabilitate.

 

    LISTA DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice – Cod 14-3-12/a)

 

1. Serveste ca:

- document pentru inventarierea marfurilor, ambalajelor si altor materiale aflate in evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;

- document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate;

- document justificativ de inregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate;

- document pentru intocmirea registrului-inventar;

- document pentru stabilirea ajustarilor pentru deprecieri.

2. Se intocmeste in doua exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere, de catre gestionar si contabilul care tine evidenta gestiunii. In cazul predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predator, un exemplar pentru gestionarul care primeste gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.

Persoanele juridice pot intocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu conditia ca listele sa cuprinda elementele minimale obligatorii.

Pentru bunurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru cele fara miscare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se intocmesc liste de inventariere separate.

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii sau de catre persoanele care au calitatea de gestionari, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de catre persoana (sau persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de catre gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.

Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a caror cantitate faptica nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau marfurile in vrac etc. a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor.

In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de catre comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz.

Datele privind bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate, in ordinea in care ele au fost grupate, tinandu-se seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureaza in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate.

Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatilor tuturor evaluarilor, calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare. Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

3. Circula:

- la gestionar (gestionari in cazul predarii-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa (lor), ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa (lor), ca nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitatile de masura au fost stabilite in prezenta sa (lor) si nu are (au) obiectiuni de facut;

- la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de inventariere, intocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor, conform dispozitiilor legale, in cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;

- la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaza confruntarea intre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic. Totodata, se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate si inregistrarea in contabilitate a ajustarilor pentru depreciere;

- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii bunurilor, numele persoanelor vinovate si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor facute de catre comisia de inventariere;

- la conducatorul unitatii, impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute.

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- denumirea unitatii;

- gestiunea;

- locul de depozitare;

- numarul curent;

- denumirea bunurilor inventariate;

- unitatea de masura; cantitatea;

- pretul unitar de inregistrare in contabilitate;

- valoarea contabila;

- valoarea de inventar;

- deprecierea: valoarea, motivul, dupa caz;

- comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;

- gestionar si gestionar primitor (in cazul predarii – primirii gestiunii): numele si prenumele, semnatura;

- contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

 

    GRUPA a IV-a
MIJLOACE BANESTI SI DECONTARI

    CHITANTA (cod 14-4-1)

 

1. Serveste ca:

- document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.

In conditiile in care sumele inscrise pe chitanta sunt aferente livrarilor de bunuri sau prestarilor de servicii scutite fara drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) si (2) din Codul fiscal), formularul de chitanta este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii veniturilor in contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.

3. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

5. Continutul minimal al formularului:

- denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele persoanei fizice care depune sume si ce reprezinta acestea sau, dupa caz, denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul persoanei juridice;

- suma in cifre si litere;

- semnatura casierului.

 

CHITANTA PENTRU OPERATIUNI IN VALUTA (Cod 14-4-1/a)

 

1. Serveste ca:

- document justificativ pentru incasarile si platile in valuta efectuate in numerar;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.

2. Se intocmeste la unitatile care efectueaza operatiuni in valuta, in doua exemplare, pentru fiecare suma in valuta, de catre casierul unitatii si se semneaza de catre acesta.

3. Circula la depunator/platitor, exemplarul 1, cu stampila unitatii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operatiunilor inregistrate in registrul de casa in valuta.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul (localitatea, str., numar); judetul;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele persoanei care depune/incaseaza sume in valuta si ce reprezinta acestea;

- felul valutei; suma in valuta (in cifre si in litere); cursul de schimb valutar; c/val in lei;

- semnatura casierului pentru plata/incasarea sumei in valuta.

 

PROCES-VERBAL DE PLATI (Cod 14-4-3A)

 

1. Serveste ca:

- document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor;

- document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate a salariilor si altor drepturi neachitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar si se retine in casieria unitatii ori de cate ori se fac plati prin casierii platitori, astfel:

- fata formularului se completeaza de catre casierul unitatii, care semneaza de predarea sumelor si a actelor de plata, si de catre casierul platitor pentru primirea acestora. Documentul se retine in casieria unitatii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurari sociale, premiilor si altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la banca si predate casierilor platitori pana la termenul legal de efectuare a platii sumelor respective. Sumele predate casierilor platitori nu se inregistreaza la plati in registrul de casa, acestea figurand in soldul casei de la data inmanarii sumelor pana la data cand casierii platitori justifica sumele primite la casieria unitatii;

- verso-ul formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati.

In situatia in care spatiul este insuficient se intocmeste o lista (anexa) suplimentara care trebuie sa contina toate informatiile cerute de document.

3. Circula la compartimentul financiar-contabil ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele casierului si ale mandatarului platitor;

- suma predata/primita (in cifre si in litere), cu mentionarea actelor de plati;

- semnatura casierului si a mandatarului platitor pentru suma predata/primita, precum si pentru suma primita/restituita;

verso, dupa caz:

- data (ziua, luna, anul) decontarii sumelor neachitate;

- numele si prenumele; marca sau nr. matricol; sumele ramase neachitate.

 

DISPOZITIE DE PLATA/INCASARE CATRE CASIERIE (Cod 14-4-4)

 

1. Serveste ca:

- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;

- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre compartimentul financiar-contabil:

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.

3. Circula:

- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;

- la persoanele autorizate sa aprobe incasarea sau plata sumelor respective;

- la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier; in cazul platilor se semneaza si de catre persoana care a primit suma;

- la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate (exemplarul 2);

- la platitor (exemplarul 1).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumire formular: plata/incasare;

- numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care incaseaza/restituie suma;

- suma incasata/restituita (in cifre si in litere); scopul incasarii/platii;

- semnaturi: conducatorul unitatii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;

- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;

- casier; suma platita/incasata; data si semnatura.

 

REGISTRU DE CASA (Cod 14-4-7A si Cod 14-4-7bA)

 

1. Serveste ca:

- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;

- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

2. Se intocmeste in doua exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de catre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de incasari si plati.

La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza.

Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.

Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

3. Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind efectuarea operatiunilor de casa (exemplarul 2).

Exemplarul 1 ramane la casier.

4. Se arhiveaza:

- la casierie (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul curent; numarul actului de casa; explicatii; incasari; plati;

- report/sold ziua precedenta;

- semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

 

REGISTRU DE CASA (in valuta – Cod 14-4-7/aA si Cod 14-4-7/cA)

 

1. Serveste ca:

- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in valuta, efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;

- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa in valuta.

2. Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de catre casierul unitatii sau de catre alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati in valuta.

In antetul coloanelor se inscrie fiecare fel de valuta care se incaseaza sau se plateste. In coloanele formularului se inregistreaza sumele in valuta, iar in ultima coloana echivalentul acestora in lei, la cursul de schimb valutar din data efectuarii operatiunilor.

Valutele care apar in doua sau mai multe cursuri se trec in coloane diferite.

La sfarsitul zilei, randurile neutilizate se bareaza.

Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.

In cazul in care numarul valutelor si al cecurilor de calatorie incasate in cursul unei zile depaseste numarul coloanelor existente pe o fila, pentru ziua respectiva se completeaza atatea file cate sunt necesare.

Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

3. Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind efectuarea operatiunilor valutare (exemplarul 2).

Exemplarul 1 ramane la casier.

4. Se arhiveaza:

- la casierie (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul curent; numarul actului de casa; numarul anexelor; explicatii; felul valutei si cursul de schimb valutar pentru incasari si plati; incasari; plati; contravaloarea in lei;

- report/sold ziua precedenta;

- semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

 

    BORDEROU DE ACHIZITIE (Cod 14-4-13)
BORDEROU DE ACHIZITIE (de la producatori individuali) (Cod 14-4-13/b)

 

1. Serveste ca:

- document de inregistrare in gestiune a bunurilor cumparate;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate a valorii bunurilor cumparate;

- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achizitii sau pentru decontarea sumelor platite pentru achizitii.

2. Se intocmeste in doua exemplare de catre persoana care efectueaza aprovizionarea cu bunuri de pe piata taraneasca, de la producatorii individuali sau de la alte persoane fizice, in momentul achizitiei.

Se semneaza de catre persoana care face achizitiile respective si de catre gestionarul care primeste bunul.

3. Circula:

- la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor si intocmirea Notei de receptie si constatare de diferente (ambele exemplare), dupa caz;

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- ramane in carnet (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la delegatul achizitor (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

a) pentru formularul cod 14-4-13:

- denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; sediul (localitatea, str., numar); judetul;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- produsul; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar de achizitie; valoarea achizitiei;

- semnaturi: achizitor, gestionar;

b) pentru formularul cod 14-4-13/b:

- denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; sediul (localitatea, str., numar); judetul;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul si data contractului; producatorul: numele si prenumele, domiciliul, seria si numarul actului de identitate, dupa caz;

- denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar; valoarea; avansul acordat; suma platita; semnatura de primire a sumei;

- semnaturi: achizitor, gestionar.

 

DECONT PENTRU OPERATIUNI IN PARTICIPATIE (Cod 14-4-14)

 

Se utilizeaza in toate domeniile de activitate in care se efectueaza operatiuni in participatie.

1. Serveste ca document pe baza caruia se deconteaza cheltuielile si veniturile realizate din operatiuni in participatie, precum si sumele virate intre coparticipanti.

2. Se intocmeste de catre unitatea care tine contabilitatea asocierilor in participatie, lunar, in doua exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile si cheltuielile ce revin acestuia, pentru inregistrarea in contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevazute in contractele de asociere incheiate. Cheltuielile si veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli si venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.

In decont se inscriu si alte transferuri, reprezentand valoarea mijloacelor banesti, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe si alte sume rezultate din operatiunile in participatie.

3. Circula:

- exemplarul 1 – la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;

- exemplarul 2 – la compartimentul care tine contabilitatea operatiunilor in participatie si care intocmeste decontul.

4. Se arhiveaza:

- la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatilor emitente si destinatare; codul de identificare fiscala; sediul (localitatea, str., numar); judetul;

- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numarul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile si sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile si sumele primite; valoarea transmisa conform contractului de asociere in participatie;

- semnaturi: conducatorul unitatii, inclusiv stampila; conducatorul compartimentului financiar-contabil.

 

    GRUPA a V-a
SALARII SI ALTE DREPTURI DE PERSONAL

    STAT DE SALARII (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c
si Cod 14-5-1/k)

 

1. Serveste ca:

- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste intr-un exemplar sau in doua exemplare, dupa caz, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenta a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale.

2. Se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu alte feluri de retineri legale decat cele nominalizate in formular.

Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se pot utiliza aceleasi formulare de state de salarii.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

3. Circula:

- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

- la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);

- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate, dupa caz.

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1);

- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), dupa caz.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;

- denumirea formularului; intocmit pentru luna, anul;

- numele si prenumele; venitul brut; contributia individuala de asigurari sociale; contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj; contributia pentru asigurari sociale de sanatate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personala de baza; deduceri suplimentare; venitul baza de calcul; impozitul calculat si retinut; salariul net;

- semnaturi: conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care il intocmeste.

 

LISTA DE AVANS CHENZINAL (Cod 14-5-1/d)

 

1. Serveste ca:

- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale;

- document pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste lunar, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de catre persoana care a calculat avansurile chenzinale si a intocmit lista.

3. Circula:

- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

- la casieria unitatii, pentru efectuarea platii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;

- la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrare in contabilitate (exemplarul 1);

- la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa (exemplarul 1);

- la compartimentul care a intocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;

- denumirea formularului; intocmit pentru luna, anul;

- numele si prenumele; salariul de baza; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plata;

- semnaturi: conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care il intocmeste.

 

    ORDIN DE DEPLASARE
(DELEGATIE – Cod 14-5-4)

 

1. Serveste ca:

- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;

- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

3. Circula:

- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;

- la persoana care efectueaza deplasarea;

- la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;

- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;

- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;

- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea unitatii;

- denumirea si numarul formularului;

- numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;

- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;

- ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;

- cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;

- numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;

- semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.